Un SOP, pour Standard Operating Procedure (ou Procédure Opérationnelle Normalisée), est un ensemble d’instructions permettant aux employés d’exécuter une série de tâches d’un processus donné. Cela garantit que le processus donné se déroule tel que prévu et que tous puissent le réaliser de façon identique. Les SOPs peuvent être nécessaires pour garantir que les normes de conformité ou de qualité de l’entreprise soient atteintes, que les exigences opérationnelles soient respectées, ou bien utilisées à des fins de formation suivant la mise en œuvre d’un nouvel ERP, par exemple.

Rédiger un bon SOP nécessite de suivre quelques étapes essentielles:

1. Déterminer les objectifs et le public cible

Vous devez garder à l’esprit le résultat final de votre SOP, l’output. Par exemple, il pourrait s’agir d’expédier une commande client en ayant préalablement généré les documents d’expédition appropriés. Dans un tel cas, votre public ciblera le(s) expéditeur(s) dans l’entrepôt.

2. Créer une liste de contrôle des étapes à suivre

Vous devez ensuite élaborer les étapes du processus et créer une checklist décrivant les différentes tâches du processus. Pour cela, vous pouvez mener des entretiens avec les différentes parties prenantes impliquées dans le processus, revoir la documentation interne existante, puis cartographier le processus pour créer un diagramme de flux.

3. Définir la structure et le format du SOP

En gardant les étapes du processus à l’esprit, développez le plan de votre SOP et divisez-le en sous-sections pour une meilleure compréhension. Selon l’entreprise, votre SOP peut prendre une forme plus formelle, comme un rapport – mais il n’existe pas de format unique: un document PowerPoint peut également être envisagé. Si votre entreprise a déjà rédigé des procédures semblables, vous pouvez également les utiliser comme modèles ou références pour la mise en forme de vos documents.

4. Rédiger le SOP

Lorsque vous rédigez votre SOP, assurez-vous d’utiliser un style d’écriture uniforme. Autant que possible, soyez clair, concis et utilisez des verbes au début de vos instructions. Si vous implémentez un nouveau système, vous pouvez également inclure des captures d’écran pour accompagner vos instructions.

Faites-le réviser et essayez-le

Puisqu’un SOP fournit une explication de ce qui doit se passer sur le terrain, vous pouvez vérifier sur place si votre SOP correspond à la réalité de l’entreprise et des employés. Prenez le temps nécessaire pour tester votre SOP, visualiser les problèmes potentiels et ajuster votre SOP si nécessaire. Finalement, l’apport d’un autre point de vue et complémentaire par des ressources externes (consultants spécialisés dans votre industrie par exemple), suivant une approche méthodique et détaillée, peut être d’une aide précieuse dans la réalisation de votre SOP.