Dans l’économie mondiale d’aujourd’hui, la gestion de la chaîne d’approvisionnement est devenue de plus en plus complexe et difficile. L’un des principaux défis pour les entreprises est de maîtriser leurs coûts de transport. En effet, le transport peut constituer une partie significative des dépenses, entre 3 à 10% des produits fabriqués.

Le transport joue un rôle essentiel dans la logistique globale de l’entreprise. Un flux de marchandises efficace maximise la disponibilité des matières ou produits au bon endroit et au bon moment.  Cela contribue à maintenir la continuité des opérations et à satisfaire les demandes des clients. De ce fait, ces dépenses sont très peu remises en question.

Il existe de nombreuses stratégies et bonnes pratiques que les entreprises peuvent mettre en œuvre pour réduire leurs dépenses de transport. Dans cet article, nous explorons la mise en place d’un processus d’appel d’offres et les gains que ce dernier peut apporter. Cette démarche peut être rapidement mise en place, sans avoir recours à de gros investissements et permettre une réduction des coûts significative à court et moyen terme.

Tirer parti de la gestion des transporteurs : négocier les tarifs et établir des relations

Une gestion efficace des transporteurs est cruciale pour les entreprises manufacturières qui cherchent à optimiser les coûts de fret et à améliorer l’efficacité opérationnelle. Les entreprises peuvent négocier des tarifs avantageux en tirant parti de leur volume d’expédition et en établissant des partenariats à long terme avec les transporteurs. Une remise en question régulière permet de confirmer que les services que vous sollicitez répondent encore à vos besoins spécifiques et correspondent aux offres actuelles du marché.

Quelques étapes clés dans un processus d’appel d’offres :

Analyser les données de transport :

L’entreprise doit être capable de traduire les besoins fonctionnels en besoins de transport. Pour cela, elle doit avoir une connaissance détaillée des différents flux de transport et leur qualification : volume et poids, type, fréquence, distance, origine et destination, service attendu et toute autre spécificité liée à la nature de la marchandise et aux contraintes adjacentes du transport (heure requise pour la disponibilité de la marchandise, horaire de réception ou de livraison ).

Dans cette étape, l’évaluation des partenaires actuels fait aussi partie de l’analyse.

 Définir les différentes stratégies de transport et dresser la liste des partenaires potentiels :

Se renseigner sur les partenaires potentiels permet de cibler l’envoi de l’appel d’offres. Envisager les différentes stratégies de transport possibles en fonction des exigences opérationnelles va permettre de considérer les différents scénarios et leurs économies potentielles : transport intermodal, partenaire unique, partenaire par zone géographique, un 3PL.

Établir le cahier des charges : 

Il s’agit d’une des étapes les plus importantes qui conditionnera la réussite de l’appel d’offres et la qualité des offres reçues. Les étapes précédentes d’analyse devraient permettre de rédiger un cahier des charges claire et précis sur les livrables et les besoins recherchés. 

Bien que la forme d’un cahier des charges puisse varier, on y retrouve quelques points communs non négligeables :

• Une présentation de l’entreprise, le contexte
• Les besoins précis de transports préalablement qualifiés et quantifiés
• Les critères de sélection préalablement définis lors de l’identification des exigences
• Les échéances
• Le format attendu des réponses
• Les contacts

Recevoir et analyser les réponses à l’appel d’offres, évaluer et sélectionner la stratégie de transport et les partenaires :

Évaluer et comparer les propositions de taux reçus de manière rigoureuse permettra de choisir le ou les partenaires qui répondent le mieux à nos besoins, au meilleur taux du marché selon le service recherché. Cette étape se fait à l’aide d’outils d’évaluation et de classement.

En synthèse :

Notre expérience chez Avalon CSC montre qu’une gestion efficace des dépenses de transport peut entraîner une optimisation et une réduction significative des coûts. Pour cela, il est essentiel de voir l’achat de transport non pas comme une simple commodité, mais comme un service à adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise et au meilleur coût possible.

Étude de cas :

Défi :

Une entreprise manufacturière dans l’industrie des pâtes et papiers désirait réduire ses coûts de transport et avoir de meilleurs outils technologiques pour mesurer la performance de ses partenaires.

Actions :

• Révision des processus de transport
• Analyse des données
• Évaluation des guides de routage
• Raffinement du processus de sélection des transporteurs
• Support pour l’analyse des appels d’offres
• Soutien afin de mettre en place un tableau de bord pour le suivi des KPIs

Résultats :

• Réduction de 8% en coût de transport
• Réduction de 50% du travail administratif
• Augmentation du taux d’acceptation des appels d’offres de 25%-50%
• Création d’un tableau de bord pour suivre les KPI